MATERI LDK 7

ADMINISTRASI

Dari kalangan para ilmuwan ilmu administrasi masih selalu diperselisihkan tentang arti atau namanya administrasi dalam bahasa belanda adalah Tata Usaha yaitu segala kegiatan yang meliputi tulis menulis, mengetik, korespondensi, kearsipan dll yang berupa pekerjaan kantor.

Kalau diambil dari Bahasa Yunani berasal dari suku-suku kata “AD” dan “MINISTRAS”I yang berarti pengabdian atau service atau pemberian jasa didalam suatu usaha guna mencapai suatu tujuan Drs. The Liang Gie mengartikan administrasi ialah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Segi-segi adminsitrasi ada tiga macam :

a.       Administrasi dalam arti instusional, adalah merupakan kelompok yang menjalankan proses kegiatan kearah tercapainya suatu tujuan bersama.

b.      Administrasi dalam arti fungsional adalah segala kegiatan yang mendahulukan kearah mencapai sesuatu tujuan

c.       Administrasi dalam arti proses adalah segala kegiatan sejak dari rumusan tujuan sampai penyelenggaraan sehingga tercapai suatu tujuan

Menurut Drs. The Liang Gie, ilmu administrasi di indonesia ini dapat diperinci dari dua sudut :

1.      Perincian menurut unsur administrasi

2.      Perincian menurut suasana lingkungan serta tujuannya

A. Menurut unsur administrasi dibagi menjadi 8 ( delapan ) ilmu pengetahuan

1.      Organisasi

2.      Management

3.      Tata hubungan

4.      Administrasi kepegawaian

5.      Administrasi keuangan

6.      Administrasi perbekalan

7.      Administrasi perkantoran

8.      Administrasi humas

B. Menurut suasana lingkungan dapat dibagi menjadi 3 kelompok :

1.      Administrasi negara

2.      Administrasi Perusahaan

3.      Administrasi sosial

Seluruh cabang tersebut adalah menurut bidang-bidangnya masing-maisng dalam membahas suatu usaha kerja sama untuk mencapai tujuan bersama dan tertentu.

Administrasi negara dapat diperinci dalam cabang pengetahuan khusus seperti :

1.      Administrasi tentang pajak

2.      Administrasi tentang pengajaran

3.      Administrasi tentang kesehatan

4.      Administrasi tentang kemiliteran / Administrasi militer

Kalau diperhatikan dari objek administrasi, maka dapat dibagi atas dua golongan yaitu :

1. Administrasi negara yang sering disebut Administrasi pemerintah yang termasuk

didalamnya antara lain :

o   Administrasi sipil

o   Administrasi militer

b.   Administrasi swasta yang termasuk didalamnya :

o   Administrasi perusahaan

o   Administrasi kemasyarakatan

o   Yang terdiri dari macam-macam golongan / partai

o   Administrasi internasional

Yang bergerak dibidang kenegaraan atau kemanusiaan seperti PBB, ASEAN, KIAA ( yang bergerak dibidang politik ), UNISCO, UNO ( Yang bergerak dibidang sosial ) IMF, IGGI ( yang bergerak dalam bidang ekonomi )

Segala proses dalam penyelenggaraan wewenang untuk kepentingan penduduk  dalam suatu negara adalah kegiatan administrasi negara. Ada 3 unsur penting dalam suatu administrasi negara. Ada tiga unsur penting dalam suatu administrasi pemerintah yaitu :

a.       Organisasi

b.      Management

c.       Keuangan

Dalam administrasi pemerintah organisasi yang baik amat diperlukan karena bila organisasi itu disebut baik maka jelas segala tugas kewajiban maisng-maisng pejabat atau pengurus dan unsur-unsur organisasi itu menjadi baik pula dan sebaliknya bila unsur –unsur organisasi tidak teratur dan tidak terkoordinir untuk mencapai suatu tujuan maka menjadi sukar untuk dicapai. Begitu pula dalam organisasi atau pemerintah.

Management adalah merupakan suatu unsur yang sangat penting dalam administrasi.

Bagaimanakah caranya untuk menggerakan suatu sektor dari suatu pemerintah atau bagian –bagian dari suatu organisasi untuk mencapai suatu tujuan organisasi tersebut. Oleh karena itu peranan uang dalam administrasi segala pemerintah atau segala macam organisasi adalah merupakan suatu unsur yang tak kurang pentingnya.

Adapun unsur yang lain yakni tata hubungan , ketatausahaan, dllnya itu memang penting. Tapi kesemuanya itu masih tetap dipengaruhi oleh unsur yang tiga tadi.  ( unsur management dan keuangan )

Berorganisasi adalah mengatur suatu usaha harus mempunyai tujuan ( maksud tertentu ) mengenai suatu macam kerja yang tertentu dan teratur.

Sebuah organisasi mempunyai bagian-bagian yang sangat erat sekali.

Maksud berorganisasi disini adalah :

1.      Menghimpun tenaga sebanyak mungkin menjadi satu kekuatan

2.      Menghimpun tenaga yang berbakat

Untuk bisa berorganisasi dan supaya dapat menjalankan tindakan, harus mempunyai pegangan hukum. Pegangan hukum dari suatu organissi ialah yang tercantum dalam asas-asas tetapi bergerak kesegala arah, seperti organisasi yang bergerak dalam bidang ekonomi, pendidikan, kebudayaan, kesenian, olahraga, sosial dsb. Adapun tempat bergeraknya suatu organisasi berbeda-beda, setempat, sedaerah, senegara dan sedunia. Dan bentuk organisasi ini juga bermacma-macam berupa :

Badan hukum / yayasan sosial

Himpunan

Ikatan keluarga

Jawatan

Kantor

Perusahaan

Biro

Pederasi, dll

Pegangan hukum dari suatu organisasi ialah yang tercantum dalma asas-asas organisasi. Asas ini dijadikan dasar untuk menjalankan atau melakukan pekerjaan sehari-hari.

A. SURAT

Surat ialah sehelai kertas atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan. Berita, pernyataan atau segala sesuatu yang dinyatakan diberitakan kepada orang lain.

Korespondensi ialah segala aktifitas kegiatan mulai dan menyusun surat sampai surat ditandatangani dan siap untuk dikirimkan surat dapat digolongkan menurut :

1.      Golongan yang berbentuk kartu pos

2.      Golongan yang berbentuk warkat pos

3.      Golongan yang berbentuk bersampul

a.1 PENYELENGGARAAN SURAT

Sebelum menulis kepada orang lain hendaklah difikirkan dahulu apa-apa yang hendak dituliskan diatas surat itu dan kepada siapa surat itu akan dikirimka. Hendaklah diperhatikan pribadi seseorang yang akan dikirimi, maka terlebih dahulu hendaklah surat itu dalam bentuk konsep atau kertas cakaran ( kladpaper ) sebelum dicantumkan diatas kertas surat itu.

Yang dimaksud dengan surat berkepala adalah kertas yang dibubuhi :

Nama alamat pengirim atau nomor telepon

Nama ( nama bagian ), alamat pengirim dan ruangan untuk nomor,  hal dan lampiran surat

kertas surat berkepala seperti yang dimaksudkan diatas biasa didapati pada surat-surat perorangan yang gemar memakai kepala. Sedangkan macam surat pada bagian ( b ) sering dipakai oleh jawatan-jawatan pemerintah, instansi, perusahaan-perusahaan atau organisasi lainnya.

b.2 NOMOR SURAT

Tidaklah semua surat memakai dna memerlukan nomor. Nomor surat hanya lazim dipakai untuk surat-surat resmi seperti yang diselenggarakan oleh jawatan-jawatan, badan pemerintah, swasta atau organisasi lainnya. Ini disebabkan oleh besarya faedah yang diambil dari surat itu antara lain :

1.      memudahkan pencarian surat itu dari tempat penyimpangannya

2.      dapat diketahui banyak sedikitnya surat yang masuk dan surat yang keluar dalam setahunnya atau sebulannya

Nomor surat itu ada 2 macam yaitu :

b.2.1 Nomor surat lengkap, yaitu terdiri dari :

1.      Nomor urut surat

2.      Kode bagian, bendel, bulan dan periode pengurus

3.      Tahun

Contoh :

088/UP/F/III/2006

088      : Nomor surat yang dibuat

UP       : Kode bagian kantor yaitu urusan pegawai

F          : Kode bendel, arsip surat tersebut dimasukkan dalam bendel F

III        : Kode bulan, surat itu dibuat pada bulan maret

2006    : tahun pembuatan surat tersebut.

b.2.2Nomor surat tidak lengkap terdiri dari :

1.      Nomor / kode

2.      Nomor / tahun

Jenis-jenis surat

1.      Surat partikelir

2.      surat dinas

3.      surat dagang

Isi surat dapat dibagi menjadi :

1.      pembukuan surat

2.      isi surat yang sebenarnya

3.      penutup surat

b.3. PEMBUKAAN SURAT

Pembukaan surat sering berlainan dan dibuat sesuai dengan selera dari siapa saja yang akan mengirimkan surat. Tetapi tidak segala surat dapat memakai pembukuan menurut sekehendak hati, untuk korespondensi resmi banyak pula istilah-istilah dan kalimat-kalimat tertentu seperti surat dagang, surat-surat permohonan, surat-surat keputusan, surat-surat keterangan dll.

b.4. ISI SURAT

Isi surat banyak macam ragamnya. Untuk menyusun isi surat orang dapat leluasa sekali dan boleh memakai caranya sendiri tergantung pada pokok hal yang akan dijadikan isi surat itu.

Agar supaya penerima surat itu dapat memahami maksud kandungan isi surat, maka kalimat yang dipakai harus sederhana. Tepat, singkat, ringkas, tetapi jelas dan terang. Bahasa yang dipakai hendaknya bahasa yang baik susunannya, kalimatnya pun harus teratur, sesuai dengan golongan surat yang dibuatnya. Seperti surat-surat korespondensi, surat keputusan ( besluit ), surat - surat keterangan lain sebagainya.

Adapun surat-surat yang tidak termasuk golongan yang dimaksudkan diatas, memakai istilah semua.

b.5. PENUTUP

Semua surat harus ada penutupnya, sebab kalau tidak ada penutupnya dapat menimbulkan prasangka yang tidak-tidak. Sudah selesaikah surat itu ? apa lanjutan  dari persoalan yang dimakud dari persoalan yang dimaksud dalam surat itu ? dan lain sebagainya

b.6. LAMPIRAN SURAT

Kadang-kadang ada surat yang disertai surat lain atau turunan surat yang lain seperti pokok acara sidang. Susunan pengurus, surat keterangan dokter, dsb. Yang lazimnya dinamakan lamaran. Kalau ada surat yang diberi lampiran seperti ini harus diterangkan dalam surat, dengan kata-kata lamaran contoh : 3 helai. Ini berarti selain surat resmi ada 3 buah surat sebagai lampirannya.

b.7. Tembusan surat / tindasan surat

Surat diberi tidasan atau tembusan, bila persoalan yang dimaksudkan dalam surat tersebut menyangkut atau ada hubungan dengan pihak / instansi lain. Dengan maksud supaya instansi tersebut mengetahui persoalan yang dimaksudkan dalam surat tersebut.

Kepada siapa tembusan itu dikirimkan harus disebutkan juga dalam surat resmi itu. Yang biasanya ditulis dibagian bawah sebelah kiri.

Surat resmi paling sedikir dibuat rangkap dua, yang asli / paling atas dikirikan dan yang lain dibawahnya sebagai duplikat, simpan sebagai arsip.

Contoh

tembusan :

1.      Yth. Bapk Camat Kec. Arjawinangun

2.      Yth. Bpk Kapolsek Kec. Arjawinangun

3.      Bpk. Danramil 0712 Arjawinangun

4.      Arsip

b.8 . STEMPEL

Ø  disebelah kiri tanda tangan sekretaris ( jika memang ada ketuanya

Ø  Sebagian tanda tangan harus terkena stempel

Ø  tidak diatas tanda tangan dan tidak pula menutupi tanda tangan itu

Ø  Tidak  diulangi walaupun kurang jelas / terang

Contoh :

         Ketua,                                                                                   Sekretaris,

              HENDRIYANTO                                                                 WINA KUSTIANI