MATERI LDK 6

RAPAT/ SIDANG

Rapat adalah merupakan suatu pertemuan organisasi yang resmi dengan tata tertib yang agak mengikat. Sehingga keputusan-keputusan yang ditetapkan dalam rapat tersebut bersifat mengikat.

Agar supaya rapat tersebut berfaedah dalam arti kata dapat mengembangkan sifat kepemimpinan, maka hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

A.  PERENCANAAN RAPAT

1.      Rencanakanlah waktu-waktu tewrtentu untuk mengadakan rapat berikanlah kesempatan kepada anggota yang akan mengikuti rapat

2.      Acara rapat hendaknya disusun berdasarkan usul-usul yang dapat bersifat resmi dapat juga tidak resmi, untuk kepentingan ini hendaknya dibentuk panitia khusus untuk menyusun acara rapat

3.      Panitia ini bersama-sama dapat menghubungi anggota lain dalam usaha mengumpulkan usul-usul acara rapat

4.      Konsep rapat yang telah disusun oleh panitia hendaknya disahkan oleh ketua terlebih dahulu. Apabila dianggap perlu konsep acara rapat tersebut dapat ditinjau kembali dengan mengadakan perubahan-perubahan sedikit oleh ketua

B.   PIMPINAN RAPAT

1.      Pimpinan rapat hendaknya bijaksana agar persoalan yang dibahas dapat dengan jelas dan terang dan dapat diikuti oleh semua anggota peserta rapat. Segala persoalan yang penting untuk dibicarakan

2.      Usahakan agar semua pesera rapat ada kesempatan untuk mengemukakan pendapat-pendapat fikiran mereka

3.      Pimpinan rapat harus snggup dapat membedakabn pembicaraan yang bersifat:

4.      Mengemukakan fakta

5.      Mengemukakan pendapat

6.      Pimpinan rapat hendaklah menjaga agar pembicaraan tidak hanya monopoli oleh salah seorang peserta tertentu

7.      Pimpinan rapat harus cakap dengan cepat dan tepat apat menyimpulkan hasil pembicaraan dalam rapat sebelum diambil keputusan hendaknya diperhatikan dipertimbangkan secara masak segala fikiran pendapat dan pengalaman yang dikemukakan oleh peserta rapat dipertimbangkan dengan sebaik-baiknyadan seteliti-telitinya. Dengan demikian dapat dihindari keputusan yang kurang obyektif dan kurang memuaskan. Demi untuk menambah pengetahuan kecakapan dan pengalaman dalam seluk beluk mengenai rapat pimpinan dapat diusahakan secara bergiliran baik yang memimpin ataupun yang mencatat

C.  TEHNIK SIDANG / RAPAT

Yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan rapat ialah :

1.      Tempat/posisi ruangan

o   Meja pimpinan disebelah kiri

o   Mimbar disebelah kanan

2.      Corum

Yaitu jumlah anggota/pengurus penuh yang oleh organisasi telah ditetapkan harus hadir dalam suatu sidang guna dapat memutuskan atau merundingkan apa yang harus dirumuskan/dilaksanakan oleh suatu organisasi.

3.   Jalannya rapat

Rapat dipimpin oleh seorang ketua dan sekretaris, pimpinan rapat membuka rapat dengan bacaan basmalah. Kemudian mempersiapkan sekretaris untuk melaporkan undangan yang telah disebarkan dan membacakan acara rapat sebelum dimulai. Pimpinan sidang menjelaskan tentang susunan acara dan meminta persetujuan hadirin. Keadaan harus dijaga dengan baik begitu pula tata tertib dan disiplin sidang.

4.   Persiapan pimpinan

a.       Catatan dan ikhtisar rencana yang akan dibicarakan dalam sidang

b.      Menampung segala pendapat usul yang kemudian pleh peserta sidang dan menghormatinya

c.       Menyimpulkan pendapat-pendapat yang dikemukakan oleh peserta sidang

d.      Bertindak tegas dan tidak mengakibatkan norma dekrasi disalahgunakan

e.       Bijaksana dalam mempertemukan pendapat yang kontradiksi (Berlawanan)

5.   Tugas-Tugas Sekretaris Sidang

a.       Mengabsen para hadirin (mengadakan daftar hadir sebelum sidang dimulai)

b.      Mancatat/membuat notulen rapat

c.       Membacakan hasil rapat/notulen

d.      Membuat laporan hasil rapat dan kirim kepada instansi yang bersangkutan

6.  Tindakan pimpinan sidang dalam menyambut usul-usul yang diajukan oleh peserta  

     sidang

a.       Mengulangi bunyi usul dan mengajukannya kepada hadirin/para peserta

b.      Menanyakan kepada hadirin/para peserta siapa yang mendukung usul tersebut

c.       Memperdilahkan usul tersebut (bila perlu) agar usul tersebut dibahas atau diperdebatkan

d.      Mengadakan pemungutan suara

7.   Membahas/memperdebatkan sesuatu usul

a.       Jangan memperbolehkan  anggota sidang berbicara dua kali jika ada yang lain belum berbicara, lalu minta bicara

Menghentikan pembicaraan yang tidak berbicara pada point yang telah ditetuakan dan yang berbicara bertele-tele. Bagi pembicara yang kontradiksi jangan menghadapkan mukanya waktu berbicara kepada kawan yang dilawannya, hal ini untuk menghindari timbulnya suasana permusuhan antara dua orang anggota yang kontradiksi dan untuk memudahkan hadirin yang lain dalam menggapai/ menimbang alasan-alasan yang dikemukakan.