Lanjutan MATERI LDK 7

B. ARSIP

Arsip ialah suatu perkumpulan catatan yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan. Agar setiap kali diperlukan dapat secara mudah dan cepat diketemukan.

Yang dimaksud dengan arsip ialah segala sesuatu yang berkenaan dengan penyimpanan segala surat yang meliputi korespondensi, surat-surat instruksi, surat edaran, akte –akte dll. Atau singkatnya ialah pembendaharaan surat-surat termasuk didalamnya surat-surat yang telah dijadikan buku atau kitab. Baik mengenai benda-benda surat yang bermacam-macam itu . maupun mengenai tempat penyimpanan surat-surat yang disimpan. Penyimpanan itu ditempatkan ditempat khusus dan tertentu.

Kata-kata arsip berasal dari bahasa belanda “ARCHIEF”  yang berarti simpanan dan dalam bahasa inggris “FILE”. Dalam bahasa latin “ARCHIEVUM” yang berarti penyimpanan atau gedung tempat penyimpanan surat-surat, peraturan-peraturan, undang-undang dll.

Jadi yang dimaksud dengan arsip ialah penyimpanan surat-surat baik yang dikirim atau diterima dalam masa satu tahun dari kantor-kantor, atau jawatan –jawatan atau organisasi lain.

b.1. Macam-macam Arsip ada dua macam :

1.      Arsip surat keluar

2.      Arsip surat masuk

Adapun tempat untuk menyimpan arsip disebut : “MAP” dan inipun bermacam-macam antara lain :

Ø   Stop map polio  untuk menyimpan surat yang akan ditanda tangani oleh kepala

Ø   Snelhecter map untuk menyimpan surat-surat berharga seperti kwitansi, nota pembelian dsb

Ø   Order map ada 2 macam :

1.      yang besar berukuran 28,5 x 34,5 cm, untuk menyimpan laporan daftar gaji dll

2.      yang besar berukuran 28,5 x 17,5 cm, untuk menyimpan surat-surat berharga seperti kwitansi, nota pembelian dsb

b.2. Sistem Kearsipan

Ada dua macam sistem kearsipan :

1. Berdasarkan “nomor surat”  ialah dimana surat disimpan berdasarkan urusannya masing-masing seperti surat-surat yang berhubungan dengan keuangan diarsipkan dengan surat-surat yang berhubungan dengan keuangan
2. Berdasarkan “perihal” ialah kearsipan dimana penyimpanan surat-surat itu berdasarkan perihal. Contoh : surat-surat yang berkenaan dengan undangan, maka surat itu diarsipkan pada kelompok yang berkenaan dengan masalah itu

b.3. Bagian-bagian arsip

1.      arsip permanent ialah arsip surat-surat penting yang ada hubungannya dengan kantor atau perusahaan yang bersangkutan, seperti akte pendirian, surat perjanjian, dokumentasi rahasia, surat berharga dll

2.      arsip aktip ialah dari surta-surat yang setiap waktu masih dibutuhkan

3.      arsip inactip ialah arsip dari surat yang sudah jarang dipakai lagu ( umumnya surat-surat yang lebih dari 5 tahun )

Masalah kearsipan sangat penting, sebab pada kantor besar umumnya diadakan suatu tempat khusus yang merupakan pusat penyimpanan arsip dengan staf khusus, dimana surat seluruh bagian kantor ditempatkan menjadi satu.

b.4. Keuntungan-keuntungan pemusatan arsip

-          Pertanggungjawaban seluruh arsip dipikulkan kepada seorang pegawai atau staf

-          arsip dapat dipakai oleh semua bagian pada tempat-tempat yang tertentu

-          Surat-surat itu tidak tersebar pada masing-masing bagian yang kadang-kadang bisa hilang, terlupakan dsb

-          Segala rahasia kantor, perusahaan atau suatu organisasi bisa terjamin

b.5. Cara –Cara Penyimpanan Arsip

1. Bagian arsip menerima arsip surat masuk dan keluar dari semua bagian kantor
2. Sebelum surat-surat itu masuk bendel arsip, harus dipisahkan antara surat masuk dan surat keluar
3. Semua surat-surat keluar dijadikan satu diberi tanda “SK” (surat keluar ) pada sudur kanan atas surat-surat tersebut. Demikian pula untuk surat-surat masuk dengan kode”SM” (surat masuk ), kode ditulis dengan pensil berwarna
4. Setelah dipisahkan menurut surat masuk dan keluar kemusian dipisahkan menurut bagian-bagian (bagian keuangan, kepegawaian, dsb ) jadi arsip bagian yang mempunyai bundel sendiri
5. Selesai penggolongan menurut bagian-bagian kantor, baru surat disusun biasanya tiap bandel dimana induk ( nomor polite ) yang bersifat kode. Yakni untuk memudahkan pemeriksaan.
6. Selesai dengan penggolongan- penggolongan kemudian arsip disusun menurut tanggal masuk keluarnya surat. Lalu dimasukkan dalam bendel arsip setelah dilobangi dengan alat  pelobang yang dinamakan “PERFORATOR”  bentuk bendel ini ada 2 macam :

1.      Snelecther

2.      ordener

7. Jika surat-surat sudah masuk dalam bendel itu lalu disusun lagi dalam suatu rak yang disebut rak arsip
8. Rak ini masih dipisahkan lagi yaitu :

-          rak arsip surat masuk

-          rak arsip surat keluar

b.6. Perumusan Arsip

Surat yang tidak dipakai karena sudah lebih waktunya tidak boleh dibuang tetapi harus disimpan sebagai benda-benda arsip. Tempat penyimpanan itu sudah waktunya dimusnahkan harus memenuhi peraturan-peraturan yang telah ditetapkan oleh peraturan negara. Organisasi tertentu, perusahaan dll.

b.7. Surat yang segera disimpan

1. surat yang tidak memerlukan jawaban
2. surat yang tidak penting untuk dipelajari karena isi surat itu tidak mempunyai hubungan sama sekali dengan urutan pekerjaan jawatan kantor atau perusahaan yang menerima surat itu
3. surat yang harus segera dipelajari dan diketahui, karena tidka lama sesudah itu persoalan itu persoalannya sudah merupakan suatu yang basi ( tidak penting )

b.8. Surat Yang Tidak Segera Disimpan

1. surat yang memerlukan jawaban atau balasan
2. surat yang mengandung permintaan yang bersangkutan dengan urusan pekerjaan dari jawatan kantor atau perusahaan yang bersnagkutan
3. surat edaran yang bertalian dengan urusan pekerjaan kantor atau jawaban
4. surat apa saja yang harus dipelajari dahulu sebelum disimpan
5. surat intruksi yang berhubungan dengan urusan pekerjaan kantor, jawatan, perusahaan dsb.
6. Surat lain yang dianggap penting tentang isi dna maksudnya bagi urusan pekerjaan jawatan, kantor dsb, untuk mempelajari berulang-ulang bilamana diperlukan seperti surat yang memuat peraturan perundang-undangan dsb.

            Setelah surat-surat tersebut sudah dianggap tidak terpakai lagi disediakan suatu tempat yang khusus terpisah satu dengan lainnya

C. BUKU AGENDA SURAT

Buku agenda adalah buku catatan keluar masuknya surat yang dikirim maupun yang diterima oleh satu kantor jawatan. Atau disebut juga buku yang digunakan untuk mencatat keluar masuknya surat.

Orang yang melaksanakna pekerjaan hal disebut agendaris

c.1. Cara Penggunaan buku agenda ini ada 2 macam :

1. Secara double ( berganda )

surat yang diterima dan yang dikirim dicatat dalam dua buku agenda :

a.       agenda keluar, untuk mendata surat-surat yang dikirim

b.      agenda masuk, untuk mendata surat-surat yang diterima

2. Secara single ( tunggal )

surat yang diterima dan yang dikirim, diagendakan dicatat dalam sebuah buku agenda saja.

a.       Buku agenda umum, buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat-surat yang dikirim dan diterima oleh semua kantor

b.      Buku agenda bagian, buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat-surat yang dikirimkan oleh bagian-bagian kantor

c.2. Mengagendakan surat

1. mengagendakan surat dimulai pada saat mengadakan pembukuan surat-surat
2. pada awal bulan dalam satu tahun

c.3. Menutup Agenda

Buku Agenda ditutup tiap-tiap akhir tahun atau pada saat jawatan kantor tidak bekerja lagi. Caranya :

1. Garis berikutnya harus digaris tebal sebagai garis tertutup
2. dua garis setelah garis penutup itu dicantumkan kata-kata

c.4. kewajiban agendaris ( orang yang bertugas ) memegang buku agenda ialah :

1. mengagendakan surat-surat yang masuk dan surat keluar dan membutuhkan catatan tentang pengagendaan surat-surat itu masing-masing
2. mengusahakan supaya buku-buku yang dipegang itu dapat menjadi buku petunjuk tempat dimana surta-surat diagendakan
3. bekerja sama secara administrasi sebaik-baiknya dengan semua pejabat baik dibagian / lingkungan sendiri atau dibagian lain

Contoh agenda surat secara double :

Tgl	Nomor agenda	SURAT MASUK					ket
		Tanggal	Nomor	Lamp	Dari	hal
09/08/06	03/OSIS.SMAN/VI/2006	08/08/06	02/OSIS.SMAN/II/06	11  lembar	OSIS SMAN	Undangan

Tgl	Nomor agenda	SURAT KELUAR			KET
		Kepada	Perihal	Lampiran
09/08/06	002/OSIS.SMAIM/ PHBI/IX/2006	OSIS SMPN 1 Arjawinangun	Undangan	1 lembar

Contoh agenda surat secara Single :

No. urut		Tanggal		Surat		Lamp	Alamat	Hal	Ket
Masuk	Keluar	Masuk	Keluar	Masuk	Keluar

D. BUKU EXPEDISI

Buku expedisi  disebut juga “BUKU PENGANTAR SURAT” untuk mencatat pengiriman surat kepada pihak lain. Orang yang melaksanakan pekerjaan expedisi disebut expeditur.

Buku expedisi dibagi menjadi dua :

1.      Buku expedisi ekstern ( buku ekspedisi luar kota ) ini digunakan untuk mengirim surat kepada kantor atau jawatan dengan melihat kantor pos

2.      Buku expedisi intern ( buku ekspedisi dalam kota ) ini digunakan untuk mengirim surat kepada kantor atau jawatan dalam kota saja

Faedah Buku Expedisi :

a.       untuk menjamin keselamatan surat-surat yang dikirimkan kekantor-kantor / jawatan-jawatan

b.      untuk tanda bukti bagi pengantar surat bahwa surat itu benar-benar disampaikan kepada yang bersangkutan

c.       untuk menghormati yang dikirim

Contoh buku ekspedisi :

No	Tanggal kirim	Surat yang diserahkan			Alamat	Paraf penerima
		Tgl	Nomor	Banyak
a	b	c	d	e	f	g

Keterangan :

a.       tempat menulis nomor surat yang diserahkan

b.      tempat menulis pembuatan surat yang dikirim

c.       tempat menulis tanggal pembuatan surat yang diserahkan

d.      diisi dengan nomor surat yang diserahkan

e.       diisi menurut banyaknya surat yang diserahkan

f.       tempat untuk menulis kepada siapa surat itu akan dikirimkan

g.      tempat untuk membubuhkan tanda tangan bagi yang menerima penyerahan

kadang-kadang pada kolom ini dibubuhi stempel dinas dan juga tanggal penerimaan

E. DISPOSISI

Disposisi berarti catatan singkat, yang disebut petunjuk. Yang dimaksud Disposisi adalah Petunjuk kepala Kantor/ Direktur/ Pimpinan kepada bawahannya.

Cara memeberi disposisi :

3. Ditulis dengan singkat ditempat surat kosong
4. Kemudian diparaf
5. Diberi tanggal /waktu, bawahnya

Contoh :

1. Print Out 50 x                                                             2. Balas tidak ada lowongan

        10/ 09/2006                                                                           15/09/2006

Keterangan

1.      Diperintahkan mem prin out 50 lembar

2.      Diperintahkan membalas surat tsb

            Yg menyatakan tidak ada lowongan

F. BUKU KAS

Buku kas atau juga disebut kas book ialah buku yang dipergunakan untuk mencatat masuk keluarnya uang dalam kas

Buku kas dapat dikerjakan dengan :

a.       cara folio ( scontro )

-          cara folio dwi fagina

-          cara folio satu fagina ( camera )

b.      cara tabelaris

f.1. CARA FOLIO  DWI PAGINA

Buku kas yang dikerjakan secara dwi pagina terdiri dari 2 buah muka / halaman yaitu :

1.            halaman debet, yang dipergunakan untuk mencatat pemasukan atau penerimaan uang dengan menyebut asal uang itu

2.            halaman credit, yang dipergunakan untuk mencatat pengeluaran uang dengan menyebut sebab / alasan dikeluarkannya uang tersebut.

1.      Halaman debet

Halaman debet  ini terdiri dari beberapa kolom antara lain :

1. dipergunakan untuk mencatat tanggal dicatatkannya pemasukan yang tersebut
2. dipergunakan untuk mencatat keterangan-keterangan dari mana saja yang didapati, singkat tapi jelas
3. dipergunakan untuk mencatat nomor urut dari bukti-bukti penerimaan uang tersebut
4. dipergunakan untuk mencatat jumlah uang yang diterima oleh kas pada tanggal itu

2.      Halaman Credit

Halaman credit ini terdiri dari beberapa kolom antara lain :

1. dipergunakan untuk mencatat tanggal ketika pengeluaran uang tersebut
2. dipergunakan untuk mencatat segala keterangan untuk apa dan kepada siapa saja uang dikeluarkan
3. dipergunakan untuk mencatat nomor urut dari buku pengeluaran uang
4. dipergunakan untuk mencatat jumlah uang yang dikeluarkan pada tanggal itu

f.2. CARA FOLIO SATU PAGINA ( CAMERA )

Buku kas secara satu pagina ( camera ) adalah pembukuan keluar masuknya uang didalam satu halaman ( satu pagina ). Biasanya buku secara ini dilakukan oleh kantor-kantor kecil.

Buku kas secara camera ini terdiri dari beberapa kolom, yaitu :

Kolom 1             : dipergunakan untuk mencatat tanggal penerimaan maupun pengeluaran  

   keuangan

Kolom 2             : dipergunakan untuk menuliskan :

a.       penerimaan uang dengan menyebutkan sumber uang didapat

b.      pengeluaran uang dengan menyebutkan keperluan pengeluaran uang tersebut

kolom 3               : dipergunakan untuk menulis nomor urut dari buku kas yang ada, baik

      bukti kas penerimaan maupun pengeluaran

kolom 4                : dipergunakan untuk menuliskan jumlah penerimaan uang

kolom 5                : dipergunakan untuk menuliskan jumlah pengeluaran uang

CONTOH BUKU KAS FOLIO DWI PAGINA BULAN AGUSTUS

TGL	URAIAN	NBK	JUMLAH	TANGGAL	URAIAN	NBK	JUMLAH
1 agt	Iuran anggota Uang olah raga	1 2	Rp.12.000,- Rp. 10.000,-	1 Agustus 2 Agustus	Gula 1 kg Lampu 2 bh	1 2	Rp. 3.000,- Rp. 2.000,-
	Jumlah		Rp. 12.000,-		Jumlah		Rp. 5.000,-
					Saldo		Rp. 7.000,-

CONTOH BUKU KAS FOLIO SATU PAGINA BULAN AGUSTUS

TANGGAL	URAIAN	NBK	JUMLAH
			PEMASUKAN	PENGELUARAN
1 Agustus	Iuran anggota Uang olah raga Membeli Gula 1 kg Membeli  Lampu 2 bh	1 2 3 4	Rp. 12.000,- Rp. 10.000,- - -	- - Rp. 3.000,- Rp. 2.000,-
	Jumlah Saldo		Rp. 22.000,-	Rp. 5.000,- Rp. 17.000,-

G. AD DAN ART ORGANISASI

1.      Anggaran Dasar Organisasi

Setiap negara yang mempunyai pemerintahan bercorak demokrasi tentu memberikan berbagai macam hak kepada penduduknya yaitu hak untuk berhimpun dan berapat atau lazimnya disebut dengan hak berorganisasi

Pada saat ini banyak diketahui berbagai macam perhimpunan yang bertujuan politik, sosial, ekonomi dsb.

Bagi suatu negara yang mempunyai pemerintahan teratur, berlakukah undnag-undang dasar dan undang-undang yang  diciptakan dan dipakai  untuk menjamin keselamatan negara itu beserta penduduknya. Undang-undang atau peraturan- peraturan yang berlaku diperhimpunan- perhimpunan / organisasi- organisasi disebut anggaran dasar. Anggaran dasar tersebut dibuat oleh team tertentu yang membentuk perhimpunan tadi dna selanjutnya diakui dan disahkan oleh rapat / sidang anggota lengkapnya yang diadakan untuk pertama kali.

Anggaran dasar yang telah disahkan dna diakui itu mempunyai kekuatan dan kekuasaan terbesar dan tertinggi. Semua dari masing-masing perhimpunan atau organisasi yang mempunyai anggaran dasar baik itu pengurus ataupun sebagai anggota wajib untuk tunduk terhadap apa yang dinyatakan oleh anggaran dasar suatu organisasi.

Penyusunan pasal demi pasal untuk membuat anggaran dasar tidaklah mudah, karena inilah yang akan  menetapkan tujuan dari perhimpunan atau organisasi dan yang akan menentukan cara-cara suatu organisasi.

Anggaran dasar dalam suatu organissi yang teratur rapi dan baik tentu akan memuat antara lain :

1. dasar dan tujuan organisasi
2. uraian mengenai cara mencapai tujuan organisasi
3. syarat-syarat yang diperlukan untuk menjadi anggota organisasi itu beserta hak-hak dan kewajiban-kewajibannya masing-masing
4. cara memperoleh sumber-sumber keuangan
5. peraturan-peraturan dan kewajiban pengurus organisasi
6. peraturan tentang rapat organisasi
7. pedoman dan petunjuk tentang masalah-masalah yang harus diatur dalam AD dan ART pada organisasi itu
8. peraturan tentang perubahan anggaran dasar organisasi
9. peraturan – peraturan tentang cara pembubaran organisasi itu
10. peraturan lain yang memperbolehkan pengurus organisasi  itu mengambil keputusan sesuatu yang tidak disebut didalam AD dan ART.

2. Anggaran Rumah Tangga Organisasi (ART )

Telah ditegaskan bahwa dalam AD suatu organisasi hanya dicantumkan hal-hal yang penting saja. Sedangkan dalam ART ini disebutkan dna ditentukan hal-hal yang sewaktu-waktu dapat diubah yang antara lain tergantung kepada maju mundurnya suatu organisasi ataupun juga dikarenakan oleh peredaran zaman ( kalau memang hal tersebut mempengaruhi pertumbuhan organisasi )

Anggaran Rumah Tangga harus dibuat sedemikian rupa, sehingga coraknyapun tidak bertentangan dengan AD organisasi tersebut.

Yang dimuat dalam ART ialah :

1.            hal-hal yang mengenai fungsi, wewenang dan tugas pengurus-pengurus dan anggota-anggota organisasi

2.            tentang pemberhentian dan pemecatan pengurus / anggota

3.            tentang dapat dan tidaknya suatu keputusan yang diambil dala rapat, disahkan atau tidak disahkan berdasarkan jumlah anggota yang hadir dalam rapat atau  sidang tadi

4.            hak mengeluarkan pendapat atau suara

5.            urusan pemakaian keuangan organisasi

6.            acara yang harus dibicarakan dalam rapat-rapat atau sidang musyawarah organisasi dll yang dianggap penting selain dari tersebut diatas.