A. Pengantar
Kapan Perlu Mengadakan Rapat
Menyampaikan informasi yang mendesak
Melaporkan dan meninjau kembali suatu peristiwa
Menangani keadaan darurat
Bagaimana Mempersiapkan Rapat
Putuskan siapa yang harus hadir
Koordinasikan para pembicara
Tinjau risalah rapat.
Anda harus melihat kembali catatan rapat secara teratur sampai selesainya semua batas waktu. Periksa apakah keputusan sudah dilaksanakan – atau setidaknya apakah pekerjaan sudah dimulai. Dapatkan laporan kemajuan sampai semua keputusan telah dilaksanakan.
Seringkali penulis disambati banyak orang
tentang bagaimana mengadakan rapat. Untuk menjawab kegelisahan itu, penulis
mencoba merangkai secara sederhana poin-poin penting terkait rapat. Semoga ini
sedikit membantu dari sisi pengetahuan saja, masih diperlukan tindakan praktis
di lapangan yang mesti didapat dari lapangan bernama rapat sesungguhnya.
B. Istilah Dasar
Teknik : Metode atau sistem mengerjakan
sesuatu. (Kamus Besar Bahasa Indonesia, Balai Pustaka, 2002)
Rapat : Pertemuan (kumpulan) untuk
membicarakan sesuatu; sidang; majelis. (Kamus Besar Bahasa Indonesia, Balai
Pustaka, 2002), pada umumnya muncul keputusan.
Teknik Rapat : Metode membicarakan sesuatu
yang menghasilkan keputusan bersama.
C. Ciri-Ciri Rapat yang Baik
Ada pemberitahuan, etisnya melalui surat,
diberikan empat atau tujuh hari sebelum rapat di mulai. Menerangkan segala hal
(5w, 1H).
Menentukan jenis rapat, rapat pimpinan,
rapat pleno, atau dan seterusnya.
Ada lobi – lobi ke banyak pihak
mensosialisasikan ide dan gagasan yang hendak diputuskan/ditetapkan.
Ada agenda, tata tertib, materi dengan
baik (tersusun rapi, kalau perlu dibagikan).
Ada catatan yang runut
Pelaksanaan rapat tepat waktu dan sesuai
urutan agenda, tidak menyeleweng ke mana – mana.
Pimpinan rapat bisa bijaksana dan tegas
Ada keputusan bersama yang dikerjakan
bersama
Minimal konflik.
Perlengkapan Rapat
Ruangan / tempat dan alat
Sumber daya manusia
(pengurus/pimpinan/anggota)
Agenda rapat
Tata tertib
Materi rapat
Kemampuan rapat
Keputusan
Logistik rapat
Notulen
Ruangan / tempat dan alat
Diperlukan tempat yang representatif, demi
suasana kondusif untuk menghasilkan keputusan yang baik.
Tempat rapat : bisa di gedung sekretariat,
kantor, hotel dan lain sebagainya sesuai dengan anggaran yang disediakan.
Alat – alat pendukung mesti disediakan,
seperti sound sistem dan lain sebagainya
Sumber Daya Manusia
(Pengurus/Pimpinan/Anggota)
Pimpinan : bijaksana dan tegas memimpin
rapat. Memberikan kesempatan kepada semua peserta untuk aktif. Mengarahkan pada
agenda sidang dengan runut dan sistematis. Bersama peserta rapat memutuskan dan
menetapkan hasil – hasil rapat.
Sekretaris : terampil mendokumentasikan
hasil – hasil rapat dalam notulen.
Anggota/peserta : terampil mengemukakan
pendapat atau argumentasi, sehingga forum bisa dipengaruhi.
Ciri – Ciri Peserta Rapat ;
Aktif
Pasif
Solutif
Perusak
Pendamai
Pandai berbicara, lemah aksi
Pasif berbicara, lemah aksi
Dll.
Agenda rapat
Tertulis jelas agenda rapat yang
disepakati untuk dibicarakan secara sistematis.
Misal agenda rapat :laporan
pertanggungjawaban ketua dan pembuatan program dan pemilihan ketua baru.
Hal itu kemudian diperinci lebih detail
susunannya agar memudahkan rapat.
Tata Tertib
Tata tertib digunakan untuk mengatur dan
memperlancar rapat.
Setidaknya tidak menyimpang dari Anggaran
Dasar/Anggaran Rumah Tangga/Statuta lembaga.
Materi Rapat
Perlu dipersiapkan dengan matang, misal
laporan tertulis yang dinilai valid.
Ada baiknya ketika berangkat rapat tidak
dengan kepala kosong, semetinya sudah mempersiapkan materi secara mendalam, ini
untuk mengantisipasi pertanyaan dari beberapa pihak.
Kemampuan Rapat
ublic speaking yang bisa diandalkan.
Berkawan
Mempengaruhi pandangan umum
Menguasai materi
Berargumentasi dengan berbasis data yang
valid.
Menggiring rapat bisa sesuai agenda rapat
atau tidak sesuai rapat.
Kemampuan mendengarkan dengan baik
Berempati dengan sesama
Menguasai trik-trik rapat, metode walk
out, mengulur waktu, memanaskan suasana, membubarkan rapat, dan lain
sebagainya. (cara – cara di atas sebaiknya digunakan seperlunya saja jika
kondisi benar – benar membutuhkan.)
Di samping itu kita mesti bisa menciptakan
rapat yang kondusif.
Keputusan
Diharapkan setiap rapat menghasilkan
keputusan yang perlu ditindaklanjuti.
Keputusan perlu dilaksanakan sesuai dengan
rencana
Untuk itu diperlukan komitmen tinggi
peserta rapat.
Logistik Rapat
Untuk menjaga vitalitas tubuh diperlukan
sejumlah makanan dan minuman yang bervitamin dan lain – lain…
Notulen
Ada baiknya sebelum pertemuan dan sesudah
pertemuan dibacakan ringkasan notulen.
Notulen dibuat sebagai catatan / bukti
acara dilangsungkan.
Istilah-Istilah Rapat
• Quorum
Jumlah tertentu orang yang hadir, sehingga
rapat bisa dilaksanakan.
• Skors
Rapat sudah berjalan sesuai kuorum, di
tengah jalan perlu berhenti untuk memberikan kesempatan pihak-pihak
negosiasi/lobi.
• Negosiasi
Proses tawar menawar dengan jalan
berunding guna mencapai kesepakatan bersama antara pihak satu dengan pihak yang
lain.
• Lobi
Kegiatan yang dilakukan seseorang untuk
mempengaruhi orang lain dalam kaitannya dengan perihal penting, misal
pemungutan suara menjelang pemilihan ketua organisasi.
• Floor / forum
Bisa tempat/suasana pertemuan untuk
bertukar pendapat.
• Musyawarah untuk mufakat
Pengambilan keputusan dengan cara
kesepakatan bersama.
• Voting
Pengambilan keputusan dengan suara
terbanyak.
• One man one vote
satu orang satu suara
• Aklamasi
Pernyataan setuju secara lisan dari
seluruh peserta rapat terhadap suatu usul tanpa melalui pemungutan suara.
• Interupsi
penyelaan atau pemotongan (pembicaraan,
pidato dls)
• Interruption point of order
Menyela pembicaraan, sembari memberi
masukan atas pokok persoalan yang dibahas.
• Interruption point of information
Menyela pembicaraan, sembari mohon
informasi yang sebenarnya, atau tertinggal.
• Interruption point of clearance
Menyela pembicaraan, sembari memberi
masukan/membenarkan arus pembicaraan yang dirasa salah/melenceng.
• Interruption point of privilege
Menyela pembicaraan supaya rapat
membersihan nama baik atas sesuatu yang negatif terjadi pada orang / lembaga
tertentu dalam rapat.
• Deadlock
rapat berhenti tanpa keputusan karena
terjadi silang pendapat yang tajam.
• Mandataris Tunggal
Seorang yang menerima mandat untuk
menjalankan roda organisasi dalam waktu tertentu.
• Mandataris Jamak
Beberapa orang yang menerima mandat untuk
menjalankan roda organisasi dalam waktu tertentu.
• Walk out
keluar sidang dengan maksud dan tujuan
tertentu.
• Keputusan
segala putusan yang telah ditetapkan
{sesudah dipertimbangkan, dipikirkan, dsb} yang berkekuatan hukum ke dalam
• Ketetapan
Segala putusan yang mempunyai ketetapan
hukum keluar dan ke dalam.
• Minderheidsnota
Catatan dalam notulen yang menyebutkan
siapa-siapa yang kalah suara apa alasan dan sebabnya
• Notulen / Notula
Catatan mengenai jalannya persidangan
(rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.
• Notulis
Orang yang melakukan pencatatan dalam
pertemuan
• Notulensi
Hal – hal yang berkaitan dengan kegiatan
pencatatan rapat.
• Team verifikasi
Beberapa orang yang bertugas memeriksa
laporan dengan kenyataan di lapangan.
• Panitia Ad Hoc
Beberapa orang yang diberi kuasa sementara
untuk melakukan tugas sementara, dalam rangka mempersiapkan segala hal terkait
munculnya ketetapan baru, misal ketua baru dll.
• Laporan diterima
Laporan pertanggungjawaban yang setelah
dinilai forum ternyata sesuai dan bisa diterima forum.
• Laporan ditolak
Laporan pertanggungjawaban yang setelah
dinilai forum ternyata banyak ketidaksesuasian dan tidak bisa diterima forum.
• Laporan diterima dengan catatan
Laporan pertanggungjawaban yang setelah
dinilai forum ternyata sesuai dan bisa diterima forum, namun dengan catatan
yang mesti dipenuhi dalam tempo waktu tertentu
• Ketua Demisioner
Seorang ketua yang selesai
mempertangungjjawabkan laporan, setelah diverifikasi lalu dinilai dan
dinyatakan diterima, kemudian kuasa kepemimpinan dicabut, diserahkan kepada
panitia ad Hoc yang pada akhirnya diberikan pada ketua terpilih.
• Ketua Terpilih
Seorang yang diajukan atau mengajukan diri
menjadi ketua dengan memenuhi persyaratan, lalu dinyatakan menang baik lewat
aklamasi, musyawarah untuk mufakat atau voting.
• Pandangan Umum
Pada umumnya diadakan dalam sidang/rapat
besar, ini disampaikan wakil atau delegasi kelompok tertentu dalam menanggapi
suatu pernyataan / pidato pertangungjawaban.
• Delegasi
Utusan dari kelompok yang mewakili dalam
sidang/rapat. Bisa seorang atau lebih.
Silakan kalau menambahi sendiri, terima
kasih...Materi ini pernah dipresentasikan di beberapa kelompok.
Selama proses pengembangan sistem
dilakukan, sering kali rapat-rapat diadakan baik oleh team pengembangan sistem
sendiri atau rapat antara team pengembangan sistem dengan pemakai sistem dan
manajer. Rapat (meeting) dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu sebagai
hasil diskusi yang di pimpin oleh pemimpin rapat. Tujuan-tujuan dari rapat
dalam pengembangan sistem diantaranya adalah untuk:
Mendefinisikan permasalahan
Mengumpulkan ide-ide
Memecahkan permasalahan-permasalahan
Menyelesaikan konflik-konflik yang terjadi
Menganalisis kemajuan proyek
Mengumpulkan data atau fakta
Perundingan-perundingaan
Kemampuan analisis sistem untuk memimpin
atau berpartisipasi di dalam suatu rapat merupakan hal yang penting terhadap
kesuksesan proyek pengembangan sistem. Analisis sistem merupakan orang yang
banyak terlibat langsung dalam rapat-rapat ini, baik sebagai anggota rapat
maupun sebagai pimpinan rapat, sehingga harus mempunyai pengetahuan yang cukup
tentang teknik-teknik rapat.
Kapan Perlu Mengadakan Rapat
Bila anda perlu persetujuan; Pertemuan
yang berjalan baik adalah cara terbaik agar orang dapat sepakat. Orang dapat
membicarakan tuntas suatu masalah, menyatakan pendapat, melihat keuntungan dan
kerugian melakukan banyak hal melalui berbagai cara. Akhirnya, dengan
pengarahan yang benar, mereka dapat mencapai kesepakatan.
Menyampaikan informasi yang mendesak
Cara yang paling efektif untuk
menyampaikan informasi yang urgen adalah melalui rapat. Rapat dapat diadakan
dengan cepat dan informasi diberikan dalam beberapa menit. Pertanyaan dan
keraguan dapat diangkat dan dijawab seketika itu sehingga tidak ada
kesalahpahaman.
Melaporkan dan meninjau kembali suatu peristiwa
Rapat adalah salah satu cara terbaik untuk
melaporkan atau meninjau kembali dan mengevaluasi suatu peristiwa. Masukan
diperoleh dari semua orang yang berhubungan dengan kejadian sehingga dapat
cepat terbentuk pandangan bersama.
Menangani keadaan darurat
Situasi darurat dapat ditangani dengan
cepat dan efektif melalui rapat. Fakta dapat langsung diberikan dan tindakan
disetujui pada saat itu untuk menangani situasi.
Bagaimana Mempersiapkan Rapat
Rapat banyak mengkonsumsi waktu dan biaya.
Waktu yang digunakan untuk rapat harus efektif. Semakin banyak waktu individu
yang terlibat dalam rapat, semakin besar biaya yang dikeluarkan untuk rapat.
Walaupun rapat akan menyita waktu dan biaya, tetapi rapat ini harus tetap
dilakukan, karena merupakan hal yang penting. Rapat yang berhasil adalah yang
menggunakan waktu yang efektif, biaya yang minimum dan dapat mencapai
tujuannya. Untuk maksud ini, maka rapat harus direncanakan terlebih dahulu.
Rapat yang terencana dengan baik akan tidak sulit untuk dijalankan. Pada waktu
merencanakan rapat, cobalah mengikuti prosedur berikut ini.
Tentukan terlebih dahulu tujuan rapat,
Mengapa rapat harus diadakan? Setiap rapat harus mempunyai tujuan yang
terdefinisi dengan baik dan cukup beralasan.
Tentukan peserta dari rapat. Siapa yang
harus mengikuti rapat ini? Semakin banyak peserta rapat, semakin besar biaya
dari rapat. Rapat harus dihadiri oleh orang-orang yang mempunyai kepentingan
saja. Bila rapat juga di hadiri oleh oarang-orang yang tidak mempunyai
kepentingan dengan rapat ini, maka rapat menjadi tidak efektif, apalagi mereka
tidak memahami maslahnya, tetapi ikut berkomentar.
Aturlah jadual dari rapat, Setelah jumlah
dari peserta rapat telah diketahui, selanjutnya jadual dari rapat dapat dibuat.
Hari dan jam rapat merupakan hal yang penting dalam penentuan jadual. Yang
perlu diperhatikan terhadap penentuan hari rapat adalah sebagai berikut ini.
Sedapat mungkin jangan pada hari yang sama
dengan rapat yang lain, karena peserta rapat akan lelah pemikiran peserta rapat
akan bercabang
Sedapat mungkin jangan pada hari sebelum
dekat libur, karena pikiran peserta rapat akan tidak berkonsentrasi di rapat,
tetapi mungkin pada rencana berlibur.
Sedapat mungkin jangan pada hari yang
pendek, karena Rapat akan tergesa-gesa diselesaikan Penyelesaian rapat dapat
tertunda
Siapkan agenda
Agenda harus disusun dan dikirim kepada
orang-orang yang menghadiri rapat sebelum rapat itu diselenggarakan. Agenda itu
akan menyebutkan semua topik yang akan dibahas pada rapat dan harus memberi
tempat di bagian akhir untuk “urusan lain”, sehingga orang yang menghadiri
dapat mengangkat masalahnya tersendiri.
Putuskan siapa yang harus hadir
Tentukan siapa yang harus menghadiri
rapat. Hanya orang-orang yang dapat memberikan sumbangan bermanfaat yang
seharusnya hadir. Undanglah orang-orang ini ke rapat. Negosiasikan hari dan
jamnya jika perlu. Peringatkan secara tertulis jika perlu.
Koordinasikan para pembicara
Sebelum rapat berlangsung, ada baiknya
untuk membahas isu yang penting secara perorangan. Ini akan menjamin bahwa
topik pembahasan tercakup secara keseluruhan pada rapat karena orang tersebut
mempunyai waktu untuk memikirkan topik ini dan mempersiapkan apa yang akan
dikatakan.
Aturlah risalah rapat
Atur agar ada seseorang yang mencatat
risalah rapat. Orang yang melakukan ini harus mempunyai pengertian mengenai
topik pembahasan.
Menyelenggarakan Rapat yang Efektif
Mulailah pada waktu yang ditentukan
Jangan biarkan orang-orang duduk menunggu
orang yang terlambat datang. Mulailah pertemuan anda tepat pada waktunya. Orang
yang datang terlambat harus belajar untuk datang tepat waktu atau mereka tidak
akan mendapat kesempatan untuk memberikan kontribusinya.
Jelaskan agenda
Jelaskan maksud pertemuan itu dan sebutkan
agendanya secara singkat, dengan menjelaskan segala hal yang masih ada
keraguan. Kemudian tangani agendanya satu per satu.
Cegah penyimpangan masalah
Meskipun anda harus memberi waktu yang
cukup untuk membahas setiap pokok masalah pada agenda, anda harus mencegah
adanya penyimpangan dari masalah. Kendalikan rapat dengan berpindah dari satu
pokok masalahke pokok masalah berikutnya. Tentukan apakah anda akan diatur oleh
waktu atau meneruskan diskusi sampai tercapainya kesepakatan.
Buat ringkasan secara tetap
Ringkaskan hasil dan keputusan secara
teratur sewaktu rapat berlangsung sehingga semua orang sepenuhnya mengetahui
keputusan yang dibuat dan kemajuan yang dicapai.
Membicarakan masalah lain
Setelah semua agenda yang ditentukan telah
ditangani, tanyakan apakah masih ada masalah lain dan bahaslah topik yang
timbul itu.
Pastikan ada tindak lanjut
Delegasikan tanggung jawab dan batas waktu
kepada orang-orang untuk tindak lanjut yang diperlukan sebagai hasil dari
keputusan yang diambil oleh rapat.
Selesaikan rapat pada waktunya
Pastikan bahwa anda menyelesaikan rapat
pada waktunya. Urusan yang belum terselesaikan dapat ditangani pada rapat lain.
Usahakan agar semua agenda diliputi dalam batas waktu yang ditentukan.
Bagikan risalah rapat secepatnya
Bagikan risalah rapat sesegera mungkin .
Juga beritahu orang lain secepat mungkin mengenai keputusan yang ada
pengaruhnya terhadap mereka.
Bagaimana Mencatat Hasil Rapat
1. Buat risalah yang baik
Risalah rapat dapat dibuat oleh orang
trampil yang ditunjuk untuk maksud itu. Atau dapat direkam dengan alat perekam
kecil dan dibuat transkripnya kemudian.
2. Bagikan hasil notulen dengan segera
Hasil notulen harus dibagikan kepada semua
orang yang menghadiri rapat itu. Juga akan berguna untuk memberi salinan kepada
staf lain yang ingin mengetahui apa yang diputuskan pada rapat.
3. Arsipkan hasil notulen untuk referensi
kemudian
Notulen harus disimpan di arsip yang
sesuai sehingga terdapat catatan permanen mengenai rapat itu untuk referensi
mendatang.
Menetukan Jam Rapat
Yang perlu diperhatikan dalam penentuan
jam rapat adalah sebagai berikut ini.
Waktu pagi hari akan lebih baik, karena:
Peserta rapat masih segar dan bersemangat;
Peserta rapat belum terganggu dan
terbebani masalah-masalah yang timbul pada hari tersebut.
Bila rapat terpaksa dilakukan pada waktu
sore, maka seapat mungkin jangan terlalu malam, karena;
Waktu rapat akan tergesa-gesa
Penyelesaian rapat dapat tertund
Peserta rapat akan cemas pulang terlalu
malam dan rasa cemas ini dapat terbawa dalam rapat.
Sedapat mungkin jangan pada jam makan atau
jam beribadah.
Menetukan lokasi dari rapat
Hal yang perlu diperhatiakan terhadap
lokasi ari rapat adalah sebagai berikut ini.
Ukuran dari ruangan rapat. Ruangan yang
terlalu kecil akan mengganggu jalanya rapat.
Temperatur ruangan rapat. Ruangan yang
terlalu panas akan membuat peserta rapat tidak nyaman.
Penerangan ruangan.
Suara dari luar ruangan.
Perlengkapan ruangan, seperti misalnya OHP (Overhead Projector), PC Viewer, papan tulis,
spidol, kapur dan lain sebagainya.
Pengaturan tempat duduk. Bila yang diperlukan adalah interaksi langsung antara pemimpin rapat
dengan anggota rapat, maka kursi pimpinan rapat dapat berhadap-hadapan langsung
dengan semua kursi anggota rapat. Bial interaksi anggota rapat lebih dipentingkan,
maka kursi anggota rapat termasuk kursi pimpinan rapat dapat ditur
berhadap-hadapan, misalnya secara melingkar.
Membuat undangan rapat.
Undangan ini harus sudah didistribusiakan
cukup lama sebelum rapat diadakan, sehingga para peerta rapat dapat mempunyai
waktu yang dapat untuk mempersiapkannya. Isi dari undangan rapat dapat terdiri
dari;
Tanggal dan jam rapat
Lama rapat berlangsung
Lokasi dari rapat
Tujuan rapat
Materi-materi rapat yang akan dibicarakan
Bahan-bahan yang harus dibawa oleh peserta
Lampiran-lampiran yang perlu di sertakan
di undangan, seperti misalnya laporan-laporan, Dokumen-dolumen atau
memoranda-memoranda yang diperlukan oleh peserta rapat untuk dipelajari
terlebih dahulu atau yang akan dihunakan nantinya di rapat.
Menjalankan Rapat
Pada waktu rapat dijalankan, hal yang
perlu diperhatikan sewaktu rapat berlangsung adalah sebagai berikut ini.
Usahakanlah rapat dimulai tepat pada
waktunya.
Jangan melakukan interupsi bila seseorang
sedang mendapat giliran berbicara.
Usahakanlah apa yang dibicarakan dalam
rapat sesuai dengan agenda dan jadual yang telah direncanakan.
Terapkanlah teknik brainstorming untuk
menghasilkan ide-ie dari peserta rapat.
Brainstorming adalah penampungan ide-ide
yang tidak dievaluasi terlebih dahulu. Teknik ini dapat dilakukan dengan cara
memberi kesempatan kepada masing-masing peserta rapat untuk mengutarkan idenya.
Peserta yang mengutarakan ide dapat menuliskannya di kertas, menuliskannya di
papan tulis menuliskannya di transparan sheet atau diucapkan secara lisan yang
akan dicatat oleh sekertaris rapat. Ide ini harus diketahui oleh semua peserta.
Pimpinan rapat hatrus menjelaskan bahwa ide-ide yang dilontarkan merupakan masukan
yang sangat berguna dan ide-ide ini tidak akan I kritik serta dievaluasi pada
saat itu. Tujuan utama dari pengumpulan ide ini adalah kuantitas, yaitu
pengumpulan sebanyak mungkin ide. Setelah semua ide di catat, maka tiap-tiap
ide baru di evaluasi.
Tindak Lanjut Rapat
Sedapat mungkin setelah rapat berakhir,
hasil dari rapat ini di publikasikan kepada semua peserta rapat. Publikasi ini
harus singkat berisi rangkuman apa yang telah terjadi selama rapat, yaitu
mengenai item-item yang dipertimbangkan untuk keputusan-keputusan yang dibuat
dan item-item yang dipertimbangkan untuk masa mendatang. Publikasi ini biasanya
dipersiapkan oleh sekertaris rapat. Maksud dari publikasi ini adalah supaya
rapat yang telah dilaksanakan ada tindaklanjutnya. Dengan piblikasi yang telah
diterima, masing-masing peserta rapat dapat mengingat kembali hasil dari rapat
dan melaksanakanny. Umumnya hasil dari rapat yang tidak dipublikasikan akan
membuat peserta-peserta rapat melupakan atau mengabaikan hasil dari keputusan
rapat tersebut, sehingga tidak ada tindaklanjut dari rapat ini. Akhirnya rapat
yang telah dilakukan menjadi sia-sia.
Bagaimana Memastikan Keputusan
dilaksanakan ?
Tetapkan batas waktu
Tetapkan batas waktu untuk semua tugas
sesuai keputusan yang dibuat dalam rapat.
Tinjau risalah rapat.
Anda harus melihat kembali catatan rapat secara teratur sampai selesainya semua batas waktu. Periksa apakah keputusan sudah dilaksanakan – atau setidaknya apakah pekerjaan sudah dimulai. Dapatkan laporan kemajuan sampai semua keputusan telah dilaksanakan.
Berikan pengakuan
Ketika setiap keputusan dilaksanakan,
catatlah pada salinan hasil notulen dan beri pengakuan kepada orang yang
bersangkutan.
Demikianlah, ringkasan gagasan pokok
mengenai rapat.