Macam Tenda

MATERI LDK 8

TEHNIK BERPIDATO / CERAMAH

A.   SENI BERBICARA

Rhetorika adalah suatu cara tentang bagaimana seni berbicara, jadi titik pangkal retorika adalah bertitik berat pada seni dan kepandaian yang praktis.

Banyak orang berpendapat bahwa kemampuan berbicara di depan umum adalah semata-mata dari bakat alami,namun adalah kenyataannya bahwa bakat tidak akan berkembang melalui pendidikan dan latihan yang intensip.

Retorika dalam islam sudah disusun kerangka dan syarat-syaratnya, dan bahkan ketentuan-ketentuannya. Cara menyajikan pidtao itu harus diperhatikan, dipelajari dan dilatih. Jadi disinilah peranan seseorang yang ingin sukses dalam pidatonya mutlak harus mendalami teori-teori Rhetorika.

B.  CARA MENERAPKAN RHETORIKA  

Marilah kita masuki point-point dalam menjalankan kepercayaan umum kepada kita untuk berpidato, untuk itu perhatikanlah hal-hal dibawah ini :

1.            Mempersiapkan diri

2.            Penguasan materi dan penghayatannya

3.            Memperhatikan kondisi jamaah

4.            Penguasaan bahasa

5.            Latihan / riyadloh intensif

6.            Konsentrasi / kesiapan mental

7.            Memulai pembicaraan

8.            Sikap, gerak dan mimik

9.            Suara dan pengucapannya

10.        Kontak jiwa

11.        Humor

12.        Cecking kilat

1.   Mempersiapkan Diri

Persiapan diri disini adalah memilih ketetapan materi yang akan disampaikan, menyusun dan membentuk suatu struktur materi pidato dalam satu susunan yang sistematis.

Termasuk dalam persiapan juga  adalah masalah kesehatan, termasuk didalamnya kegembiraan jiwa. Istirahatlah yang cukup, jagalah kesehatan badan  dan ingat jangan berpidato dalam keadaan sakit, perut kenyang, kosong, ngantuk dsb.

Siapakah pula pakaian yang akan kita gunakan untuk tampil, pakaian yang sopan, wajar, pantas, dan bukan yang mahal.  Jangan lupa rasulullah saw, paling senang dengan warna putih dan selalu menjaga kerapihannya.

Jangan coba-coba pidato tanpa persiapan tersebut diatas. Kalau anda tidak punya persiapan, lebih baik anda jangan pidato, diatas mimbar kegagalan sedang menanti anda. Ingat nilai suksesnya pistao seseorang 90% terletak pada persiapan yang matang, ia tampil diatas mimbar seperti hanya setengah berpakaian.

2.   Penguasaan Materi Dan Penghayatannya

Penguasaan materi dalam berpidato mutlak harus dimiliki oleh pembicata, kalau ragu-ragu tinggalkan, beralihlah pada permasalahan yang telah diyakini.

Membicarakan sesuatu  yang masih ragu- ucapan kita tidak akan mentap, kalau hal itu dibiasakan, maka anda akan mendapat titel  “TONG KOSONG NYARING BUNYINYA”

Segala sesuatu yang keluar dari keyakinan, maka akan diterima oleh keyakinan pula. Adapun materi yang akan kita persiapkan dna kita kuasai adalah materi yang telah kita susun secara sistematis. Materi tersebut, sebagai seorang muslim, harus bersumber dari qur’an dna hadist. Selebihnya  bisa didapat dari :

-          Perpustakaan   : meliputi kitab –kitab agama / umum, majalah, buletin dll

-          Pengalaman     : pengalaman pribadi atau orang lain ( dalam menceritakan pengalaman pribadi, jauhkan egoistis keakuan )

-          Masyarakat      : situasi, kondisi dan kenyataannya

-          Dokumentasi   : kliping, rekaman pidato dll

Himpun dan susunlah bahan-bahan tadi menurut letak dan tempatnya yang sesuai, sehingga menjadi satu karangan yang indah dan menarik semua orang. Setelah disusun secara sistematis, barulah dibuat dengan gaya pidato yakni dengan kalimat yang teratur, terang dan mengesankan. Itulah rahasia pidtao yang memikat.

Mengenai penghayatan pidato, seorang orator yang baik, pasti akan mampu menyatukan materi yang telah disusun dengan diri dan penampilannya sehingga menjadi satu kesatuan yang tidak terpisahkan. Dengan demikian, maka apa yang anda sampaikan akan merupakan satu penjelmaan dari keyakinan si pembicara.

3.   Memperhatikan Kondisi Jamaah

Seseorang yang akan tampil keatas mimbar harus tahu keadaan / kondisi jamaahnya. Hal-hal yang harus diketahui :

a.       Latar belakang pendidikannya

b.      Adat istiadat setempat

c.       Perekonomiannya

d.      Lingkungan sekitarnya

Ketahuilah berbicara dimasyarakat awwam dengan mempergunakan bahasa yang ilmiah sama  dengan menuang air tong kedalam cangkir. Sebaliknya, kalau berbicara dihadapan para intelektualis kita bicarakan soal –soal yang rendah, maka kita akan tidak menarik perhatian mereka.

4.   Penguasaan Bahasa

Bagi seorang Rhetorik, bahasa merupakan sarana pokok baginya untuk menjabarkan, melahirkan, menggambarkan apa yang dimaksud. Seorang pembicara dinilai berhasil apabila ia bisa membuat manusia lain mengerti apa yang dikemukakannya.

Dalam mengemukakan bahasa, haruslah kita yakini benar akan kebenaran dan ketepatan bahasa yang kita gunakan. Bila ia salah, maka tunggulah kekecewaan masyarakat.

Perhatikan bahasa yang digunakan oleh ornag-orang pintar, sebab ini akan menambah pembendaharaan kata dan bahasa yang kita punyai. Carilah dan perbanyaklah sinonim kata didalam kamus. Jangan berkata porno, kotor, gunakan  bahasa yang sopan, jelas, tepat dan indah. Jangan mencela / mencemooh seseorang atau golongan.

Kalau anda menggunakan teks, baca dulu berulang-ulang dan jangan terlalu terpaku pada teks.

5.   Latihan / Riyadloh

Semua perkara yang tanpa dibiasakan adalah merupakna suatu hal yang snagat sulit. Begitu pula kalau kita berbicara akan terasa susah dan berat bila tidka dilatih dan dibiasakan. Kaca dan tape recorder dapat menolong anda dalam berlatih, baik latihan  mimik, sikap, aksentuasi, materi dan bunga rampai, sehingga kita akan tahu dengan segera kekurangan – kekurangan yang kita sandang dan sekaligus bisa langsung kita perbaiki.

Tampil tanpa persiapan adalah sangat salah ………!!

Berlatihlah secara intensif, ucapan harus fasih.

Apabila mendapat materi baru, maka cobalah untuk langsung dipraktikan, ulangi beberapa kali sampai merasa bahwa materi tadi sudha tersimpan rapi didalam fikiran kita. Yang paling penting lagi adalah pengucapan bahasa arab harus diusahakan sefasih –fasihnya. Biasakanlah ….!

6.   Konsentrasi

Seorang juru pidato disamping harus punya kesiapan jasmani, juga harus memiliki kesiapan mental, karena pada saat ia sedang berdiri diatas mimbar segenap jiwa dan raga haruslah dicurahkan pada penghayatan apa  yang dipidatokan kalimat demi kalimat, bahkan kata demi kata.

Seornag agitator kerapkali gagal berbicara dihadapan jamaahnya hanya lantaran tegang, mungkin karena persoalan dengan isterinya. Kawannya ataupun karena masalah –masalah kecil yang terlalu ia besar –besarkan dan itu sangat berpengaruh negatif pada saat berpidato , atau beberapa saat sebelum naik ada sesuatu yang menjengkelkan. Nah obat untuk meredakan ketegangan dan kejengkelan adalah konsentrasi dan keikhlasan.

Kalau itu belum juga berhasil, maka pejamkanlah mata anda sambil berdo’a memohon kepada Allah SWT seperti yang anda sambil berdo’a, memohon kepada Allah seperti yang dilakukan oleh nabi musa, as. :” Robbisrohli sodri wayasirli amri wahlul ukdatammillisani yapkohu kouli”

7.   Memulai Pembicaraan

Seorang juru pidato barulah bisa dikatakan berhasil apabila mampu memasukan isi pidatonya menjadi milik pendengar.

Sekarang kita mulai peran kita sebagai juru pidato :

-          Majulah keatas dengan penuh keyakinan dan wibawa yang anda miliki

-          Setelah naik, sapu pandangan anda keseluruh jamaah, tempatkan dan periksa pengeras suara, jangan ditiup

-          Mulailah dengan salam, tenang, jangan tergesa-gesa ( gunakan salam khas anda )

-          Tanamkan perasaan cinta, kawinkan hati anda dengan hati pendengar

-          Hargailah kesempatan emas anda

Dr. Abd.Aziz, juru pidato kedutaan berkata : “ Pidatomu baru akan kawin dengan pendengar, bila keluar dari hatimu”,

8.   Sikap, Gerak Dan Mimik

Anda sekarang telah diatas podium, berdirilah dengan mantap, tegap, dan seakan – akan mampu dijadikan tempat bergantung yang tidak tergoyahkan. Hal ini menunjukan bahwa seorang muslim harus tegak dalam pendirian, punya keteguhan jiwa, mantap, berwibawa, tapi tidak mengesankan kesombongan.

Nabi kita sendiri kalau berpidato selalu bersikap gagah, berwibawa dan tangkas, beliau berdiri diatas mimbar bagaikan seorang panglima perang, sinar matanya menelusuri hati para sahabat, sehingga kalau beliau bicara tegas, para sahabat semua terdiam, sebaliknya kalau beliau bercerita tentang kesedihan dan penderitaan semuanya ikut menangis, itulah pidatonya nabi besar kita muhammad SAW.

Kalau pendengar sedang menatap muka anda, janganlah anda memalingkan wajah anda karena kalah wibawa. Pancarkan wajah anda dengan penuh kesungguhan. Jangan memandang kesatu arah saja, bertindaklah seolah-olah semua ornag mendapat perhatian dari anda.

Bila berbicara dengan semangat, maka perlihatkan muka yang dihiasi dengan keyakinan, namun apabila berbicara tentang kesedihan dan penderitaan, tundukkan wajah sedikit, mata dikecilkan ( meredup dalam kesayuan )

Kalau anda hendak menghimbau, pergunakanlah kata-kata bersayap atau berhikmah, ucapkan dengan wajah yang tenang, lemparkan senyum kecil pada jama’ah. Kalau anda hendak bercerita mengenai kesulitan, sampaikanlah dengan kening berkerut , sebaliknya kalau yang anda sampaikan adalah tentang kesenangan, permanislah wjaha anda, sedangkan masalah yang menjjikan, , kalau hendak kita utarakan, maka angkatlah bahu anda sedikit, mata dipicingkan dan kening dikerutkan sedikit saja.

Gerak daN mimik muka hendaknya jangan terlalu berlebihan, berbuatlah sewajarnya dan sesederhana mungkin, apalagi forum khutbah, jangan sekali-kali anda memakainya.

9.   Suara Dan Pengucapannya

Pembicara adalah bukan guru yang sedang mengajar di kelasnya. Karena itu kita harus mampu berbicara lantang. Untuk memperoleh tekanan-tekanan yang tepat pada tiap kalimat dan kata, kita harus sering membaca teks dengan suara dan dengan memperhatikan tanda baca pada teks tersebut.

Janganlah anda berpidato dengan suara dan nada yang datar selalu, tapi pariasikanlah suara dan tekanannya agar tidak membosankan pendengar. Seorang orator yang baik akan tahu pada bagian mana ia harus bersuara tinggi, rendah lembut dan terkadang bertempo cepat. Namun ingat gelombangnya harus diperhatikan baik-baik.

Awas ! jangan meninggikan suara dan merendahkannya secara mendadak. Kalau ini anda lakukan, maka pendengar akan segera mengerti bahwa anda bukanlah penceramah yang baik melainkan tukang sandiwara

10. Kontak Jiwa

Kontak spirit atau hubungan jiwa adalah satu hal yang harus mampu dijalankan dan dijalinkan antara kita sebagai pembiacra dan jamaah sebagai audience. Kontak jiwa ini berfungsi sebagai pengikat jalinan yang menyatukan batin dna menimbulkan keasyikan para pendengarnya.

Kalau ornag sudah tidak antusias kepada siapa saja selama mata mereka masih stabil melihat kearah kita, kalau matanya telah berpaling, maka lebih baik anda cukupkan pidato anda sampai disitu.

Untuk mendapatkan kontak jiwa perhatikanlah ini :

a.       Dapat menyalami jiwa jama’ah hidangkan pada setiap pembicaraan, soal yang masih hangat dan dirasa masih sering ditulis koran dan majalah

b.      Pembicara harus jujur dengan cita-cita dna keyakinan yang dianutnya. Kalau sipembicara punya konsep ia pun harus yakin dengan kebenaran konsepnya, hingga pendengar merasa sedang diarahkan kejalan yang memang benar-benar baik.

c.       Apa yang dipidatokannya telah dipahami benar dan ia yakin keterangan demi keterangannya benar, karenanya ia akan mampu berbicara keluar dari lubuk hatinya.

d.      Mengetahui ilmu jiwa massa ( umpama dalam khutbah )

Dalam masa psikologi ( ilmu jiwa massa ) dikatakan massa itu punya beberapa ciri antara lain :

1.      Massa mudah percaya, apalagi dengan kata-kata yang memuaskan hati

2.      Massa gemar pada hal yang serba pasti

3.      Massa yang banyak biasanya kurang keinginannya untuk berfikir, jadi sampaikan point-pointnya saja

4.      Massa senang pada hal yang menakjubkanm hebat dll

5.      Massa mudah tersinggung

6.      Masa bersifat panatik dan karena jumlahnya. Maka mereka lebih pemberani

7.      Masa tidak sabar, ingin cepat selesai, cepat dapat tahu kesimpulan pembicaraan kita dan ingin cepat mempraktekkan

11. Humor dan Lelucon

Pada saat-saat tertentu dalam pidato, sebagai selingan memang perlu mengemukakan kata-kata yang menggelitik hati. Itu tidak berarti kita melawak, namun dalam humor ini sang pembicara harus sopan, jangan sampai image pendengar kepada sesuatu yang tidak patut, apalagi sampai berbau pornograpi itu akan meninggalkan kesan buruk bagi pendengar, jangan pula melontarkan humor-humor yang dipaksakan. Nanti malah berkaibat “tidak lucu”, kasihan .

Apabila pembicara telah berhasil membuat para hadirin tersenyum, maka itu berarti:

Ø   Anda berarti telah berhasil meringankan ketegangan pendengar, sehingga mereka siap dengan keseriusan baru

Ø   Anda berhasil merebut keasyikan para pendengar

Ø   Anda memperoleh mahkota perhatian yang manis dari pendengar

tetapi harus dicatat pula bahwa “ berpidato lebih banyak humor daripada isinya bukanlah suatu penampilann yang berhasil” mendengar pulang tak membawa hasil, hikmah tidak didapat yang ada Cuma banjir humor saja. Memang melalui lelucon suasanan mencekam tegang bisa berubah menjadi santai, maka dengan demikian keasyikan para pendengar dapat bertahan lama.

Awas , perhatikan “peranan humor hanya dalam pidato-pidato saja, jangan coba-coba anda lakukan pada khutbah jum’at atau sejenisnya.

11. Mengadakan Checking

Agar pidato anda sukses, maka adakanlah pengecekan seperlunya, agar segalanya jelas dan matang untuk disajikan kepada para pendengar.

1.      sudahkah tersusun rapi materi pidtao kita

2.      siapkah jasmani kita (sehatkah badan kita )

3.      sudahkah materi tersebut kita kuasai

4.      sudah siapkah anda pergi dengan pakaian yang baik

Sekarang anda akan berangkat, ceklah hal-hal dibawah ini :

1.      mental dan konsentrasi apa sudah penuh ?

2.      kalau anda berkaca mata, sudahkah anda pakai ?

3.      kalau anda membawa sapu tangan, bubuhi sedikit dengan minyak wangi, itu akan membantu sekali ketika anda penat dan berkeringat.

4.      catatan kecil jangan sampai tertinggal !

Sekarang anda sudah sampai dilapangan, perhatikan ! :

1.      bagaimana suasana dilapangan

2.      apakah suasana itu tidak  memerlukan perubahan pidato anda, kalau pelru carilah selahnya

3.      pelajari mana jalan yang tersopan dan terbaik menuju mimbar

4.      5 menit lagi giliran anda naik, konsentrasilah jangan lupa berdo’a

5.      kemudian setelah anda dipanggil oleh MC, yakinkan lagi bahwa semua yang akan saya bicarakan nanti adalah ilmu Allah, jadi ingatlah keikhlasan adalah diatas segala-galanya

Ingatlah kunci sukses berpidato :

1.      kekuatan logika

2.      kemauan merangkai kata dan kalimat indah

3.      persiapan materi yang cukup

4.      kontak batin dengan pendengar

5.      dalam kondisi puncak lahir bathin

6.      akhlaq dan ketauladanan

7.      ikhlas

8.      jangan lupa latihan yang seksama

Kalau anda sudah melakukan hal-hal diatas, maka komposisi nada dan irama pembicaraan akan mengasyikan, rasanya waktu akan berlalu dengan singkat sedang anda telah berlama-lama diatas mimbar

ingat pulalah bahwa seorang juru da’wah harus terus memperkaya diri dengan berbagai pengetahuan, bahasa dll. Bukanlah orang miskin tidka bisa memberikan apa-apa pada orang lain. Demikian pula para da;’I dan mubaligh bagaimana bisa ia memberikan ilmu padahal ia sendiri bodoh.

12. Hal-hal yang perlu diperhatikan

Seorang orator ternama, Bu’syur bin Al-Mu’tawa berkata : “ seseorang baru sukses berpidato kalau ia memenuhi hal-hal dibawah ini :

1.      badan terasa sehat

2.      pikiran tidak  kacau

3.      hati yang lapang

Seorang da’i harus punya jiwa positif, sebab dengan demikian anda bisa melaksanakan sugesti dan sekaligus mampu merangsang pengaruh kepada jama’ah. Dalam retorika berjiwa positif adalah berjiwa besar, untuk memiliki jiwa positif, maka perhatikan hal-hal ini :

1.      menyesuaikan pembicaraan  dengan keadaan

2.      mampu mengemukakan pendapat dna sekaligus mempertahankannya

3.      memperluas pergaulan

4.      meningkatkan kewibawaan, baik dengan cara menunjukan sifat terpuji maupun dengan seringnya kita sholat malam

5.      meningkatkan kemampuan diri ( ilmu, pengaruh )  agar mempertebal keyakinan atas kemampuan yang anda miliki

6.      Biasakan berpidato sendiri (jangan lupa kaca / Cermin adalah teman setia dalam latihan)

Perkembangan zaman harus diikuti terus, baik melalui TV, Koran, majalah, Radio, kalau tidak, kita akan tertinggal oleh kemajuan zaman. Hal ini sangat membantu untuk meningkatkan wawasan dan kwalitas pidato kita. Seorang orator harus bisa menjadi air yang tidak kering untuk memberi hal yang paling aktual dan berbobot karena kebanyakan Mustami (pendengar) biasanya lebih suka mendengar hal-hal aktual dari pada materi. Jangan takut pada Kegagalan, Jadikan itu sebagai cambuk bagi kita….

 13.   Menjadi Suri Tauladan Manusia

Sungguh pembicaraan seseorang itu mempesona, dalil-dalil yang keluar dari mulutnya banyak dan Fasih, namun kalau tampil tersebut adalah da’i yang sombong , tidak dipercaya, rusak moralnya, maka hasil pembicaraannya akan sirna tidak membekas.

Dalam menyampaikan da’wah/ pidato  jangan anda menjadi pengajur kalau anda juga menjadi pelanggar yang terdepan, biasanya itu akan menjadi cemoohan jamaah, umpamanya memerintahkan shalat berjamaah tapi anda tidak shalat berjamaah.

Singkatnya, kalau kita ingin menjadi penceramah yang sukses dan dcintai jama’ahnya maka ahhklaq terpuji wajib kita miliki. Budi luhur, senyum yang ikhlas, wajah dan tutur kata, yang manis harus kita sandang.

Lanjutan MATERI LDK 7

B. ARSIP

Arsip ialah suatu perkumpulan catatan yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan. Agar setiap kali diperlukan dapat secara mudah dan cepat diketemukan.

Yang dimaksud dengan arsip ialah segala sesuatu yang berkenaan dengan penyimpanan segala surat yang meliputi korespondensi, surat-surat instruksi, surat edaran, akte –akte dll. Atau singkatnya ialah pembendaharaan surat-surat termasuk didalamnya surat-surat yang telah dijadikan buku atau kitab. Baik mengenai benda-benda surat yang bermacam-macam itu . maupun mengenai tempat penyimpanan surat-surat yang disimpan. Penyimpanan itu ditempatkan ditempat khusus dan tertentu.

Kata-kata arsip berasal dari bahasa belanda “ARCHIEF”  yang berarti simpanan dan dalam bahasa inggris “FILE”. Dalam bahasa latin “ARCHIEVUM” yang berarti penyimpanan atau gedung tempat penyimpanan surat-surat, peraturan-peraturan, undang-undang dll.

Jadi yang dimaksud dengan arsip ialah penyimpanan surat-surat baik yang dikirim atau diterima dalam masa satu tahun dari kantor-kantor, atau jawatan –jawatan atau organisasi lain.

b.1. Macam-macam Arsip ada dua macam :

1.      Arsip surat keluar

2.      Arsip surat masuk

Adapun tempat untuk menyimpan arsip disebut : “MAP” dan inipun bermacam-macam antara lain :

Ø   Stop map polio  untuk menyimpan surat yang akan ditanda tangani oleh kepala

Ø   Snelhecter map untuk menyimpan surat-surat berharga seperti kwitansi, nota pembelian dsb

Ø   Order map ada 2 macam :

1.      yang besar berukuran 28,5 x 34,5 cm, untuk menyimpan laporan daftar gaji dll

2.      yang besar berukuran 28,5 x 17,5 cm, untuk menyimpan surat-surat berharga seperti kwitansi, nota pembelian dsb

b.2. Sistem Kearsipan

Ada dua macam sistem kearsipan :

1. Berdasarkan “nomor surat”  ialah dimana surat disimpan berdasarkan urusannya masing-masing seperti surat-surat yang berhubungan dengan keuangan diarsipkan dengan surat-surat yang berhubungan dengan keuangan
2. Berdasarkan “perihal” ialah kearsipan dimana penyimpanan surat-surat itu berdasarkan perihal. Contoh : surat-surat yang berkenaan dengan undangan, maka surat itu diarsipkan pada kelompok yang berkenaan dengan masalah itu

b.3. Bagian-bagian arsip

1.      arsip permanent ialah arsip surat-surat penting yang ada hubungannya dengan kantor atau perusahaan yang bersangkutan, seperti akte pendirian, surat perjanjian, dokumentasi rahasia, surat berharga dll

2.      arsip aktip ialah dari surta-surat yang setiap waktu masih dibutuhkan

3.      arsip inactip ialah arsip dari surat yang sudah jarang dipakai lagu ( umumnya surat-surat yang lebih dari 5 tahun )

Masalah kearsipan sangat penting, sebab pada kantor besar umumnya diadakan suatu tempat khusus yang merupakan pusat penyimpanan arsip dengan staf khusus, dimana surat seluruh bagian kantor ditempatkan menjadi satu.

b.4. Keuntungan-keuntungan pemusatan arsip

-          Pertanggungjawaban seluruh arsip dipikulkan kepada seorang pegawai atau staf

-          arsip dapat dipakai oleh semua bagian pada tempat-tempat yang tertentu

-          Surat-surat itu tidak tersebar pada masing-masing bagian yang kadang-kadang bisa hilang, terlupakan dsb

-          Segala rahasia kantor, perusahaan atau suatu organisasi bisa terjamin

b.5. Cara –Cara Penyimpanan Arsip

1. Bagian arsip menerima arsip surat masuk dan keluar dari semua bagian kantor
2. Sebelum surat-surat itu masuk bendel arsip, harus dipisahkan antara surat masuk dan surat keluar
3. Semua surat-surat keluar dijadikan satu diberi tanda “SK” (surat keluar ) pada sudur kanan atas surat-surat tersebut. Demikian pula untuk surat-surat masuk dengan kode”SM” (surat masuk ), kode ditulis dengan pensil berwarna
4. Setelah dipisahkan menurut surat masuk dan keluar kemusian dipisahkan menurut bagian-bagian (bagian keuangan, kepegawaian, dsb ) jadi arsip bagian yang mempunyai bundel sendiri
5. Selesai penggolongan menurut bagian-bagian kantor, baru surat disusun biasanya tiap bandel dimana induk ( nomor polite ) yang bersifat kode. Yakni untuk memudahkan pemeriksaan.
6. Selesai dengan penggolongan- penggolongan kemudian arsip disusun menurut tanggal masuk keluarnya surat. Lalu dimasukkan dalam bendel arsip setelah dilobangi dengan alat  pelobang yang dinamakan “PERFORATOR”  bentuk bendel ini ada 2 macam :

1.      Snelecther

2.      ordener

7. Jika surat-surat sudah masuk dalam bendel itu lalu disusun lagi dalam suatu rak yang disebut rak arsip
8. Rak ini masih dipisahkan lagi yaitu :

-          rak arsip surat masuk

-          rak arsip surat keluar

b.6. Perumusan Arsip

Surat yang tidak dipakai karena sudah lebih waktunya tidak boleh dibuang tetapi harus disimpan sebagai benda-benda arsip. Tempat penyimpanan itu sudah waktunya dimusnahkan harus memenuhi peraturan-peraturan yang telah ditetapkan oleh peraturan negara. Organisasi tertentu, perusahaan dll.

b.7. Surat yang segera disimpan

1. surat yang tidak memerlukan jawaban
2. surat yang tidak penting untuk dipelajari karena isi surat itu tidak mempunyai hubungan sama sekali dengan urutan pekerjaan jawatan kantor atau perusahaan yang menerima surat itu
3. surat yang harus segera dipelajari dan diketahui, karena tidka lama sesudah itu persoalan itu persoalannya sudah merupakan suatu yang basi ( tidak penting )

b.8. Surat Yang Tidak Segera Disimpan

1. surat yang memerlukan jawaban atau balasan
2. surat yang mengandung permintaan yang bersangkutan dengan urusan pekerjaan dari jawatan kantor atau perusahaan yang bersnagkutan
3. surat edaran yang bertalian dengan urusan pekerjaan kantor atau jawaban
4. surat apa saja yang harus dipelajari dahulu sebelum disimpan
5. surat intruksi yang berhubungan dengan urusan pekerjaan kantor, jawatan, perusahaan dsb.
6. Surat lain yang dianggap penting tentang isi dna maksudnya bagi urusan pekerjaan jawatan, kantor dsb, untuk mempelajari berulang-ulang bilamana diperlukan seperti surat yang memuat peraturan perundang-undangan dsb.

            Setelah surat-surat tersebut sudah dianggap tidak terpakai lagi disediakan suatu tempat yang khusus terpisah satu dengan lainnya

C. BUKU AGENDA SURAT

Buku agenda adalah buku catatan keluar masuknya surat yang dikirim maupun yang diterima oleh satu kantor jawatan. Atau disebut juga buku yang digunakan untuk mencatat keluar masuknya surat.

Orang yang melaksanakna pekerjaan hal disebut agendaris

c.1. Cara Penggunaan buku agenda ini ada 2 macam :

1. Secara double ( berganda )

surat yang diterima dan yang dikirim dicatat dalam dua buku agenda :

a.       agenda keluar, untuk mendata surat-surat yang dikirim

b.      agenda masuk, untuk mendata surat-surat yang diterima

2. Secara single ( tunggal )

surat yang diterima dan yang dikirim, diagendakan dicatat dalam sebuah buku agenda saja.

a.       Buku agenda umum, buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat-surat yang dikirim dan diterima oleh semua kantor

b.      Buku agenda bagian, buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat-surat yang dikirimkan oleh bagian-bagian kantor

c.2. Mengagendakan surat

1. mengagendakan surat dimulai pada saat mengadakan pembukuan surat-surat
2. pada awal bulan dalam satu tahun

c.3. Menutup Agenda

Buku Agenda ditutup tiap-tiap akhir tahun atau pada saat jawatan kantor tidak bekerja lagi. Caranya :

1. Garis berikutnya harus digaris tebal sebagai garis tertutup
2. dua garis setelah garis penutup itu dicantumkan kata-kata

c.4. kewajiban agendaris ( orang yang bertugas ) memegang buku agenda ialah :

1. mengagendakan surat-surat yang masuk dan surat keluar dan membutuhkan catatan tentang pengagendaan surat-surat itu masing-masing
2. mengusahakan supaya buku-buku yang dipegang itu dapat menjadi buku petunjuk tempat dimana surta-surat diagendakan
3. bekerja sama secara administrasi sebaik-baiknya dengan semua pejabat baik dibagian / lingkungan sendiri atau dibagian lain

Contoh agenda surat secara double :

Tgl	Nomor agenda	SURAT MASUK					ket
		Tanggal	Nomor	Lamp	Dari	hal
09/08/06	03/OSIS.SMAN/VI/2006	08/08/06	02/OSIS.SMAN/II/06	11  lembar	OSIS SMAN	Undangan

Tgl	Nomor agenda	SURAT KELUAR			KET
		Kepada	Perihal	Lampiran
09/08/06	002/OSIS.SMAIM/ PHBI/IX/2006	OSIS SMPN 1 Arjawinangun	Undangan	1 lembar

Contoh agenda surat secara Single :

No. urut		Tanggal		Surat		Lamp	Alamat	Hal	Ket
Masuk	Keluar	Masuk	Keluar	Masuk	Keluar

D. BUKU EXPEDISI

Buku expedisi  disebut juga “BUKU PENGANTAR SURAT” untuk mencatat pengiriman surat kepada pihak lain. Orang yang melaksanakan pekerjaan expedisi disebut expeditur.

Buku expedisi dibagi menjadi dua :

1.      Buku expedisi ekstern ( buku ekspedisi luar kota ) ini digunakan untuk mengirim surat kepada kantor atau jawatan dengan melihat kantor pos

2.      Buku expedisi intern ( buku ekspedisi dalam kota ) ini digunakan untuk mengirim surat kepada kantor atau jawatan dalam kota saja

Faedah Buku Expedisi :

a.       untuk menjamin keselamatan surat-surat yang dikirimkan kekantor-kantor / jawatan-jawatan

b.      untuk tanda bukti bagi pengantar surat bahwa surat itu benar-benar disampaikan kepada yang bersangkutan

c.       untuk menghormati yang dikirim

Contoh buku ekspedisi :

No	Tanggal kirim	Surat yang diserahkan			Alamat	Paraf penerima
		Tgl	Nomor	Banyak
a	b	c	d	e	f	g

Keterangan :

a.       tempat menulis nomor surat yang diserahkan

b.      tempat menulis pembuatan surat yang dikirim

c.       tempat menulis tanggal pembuatan surat yang diserahkan

d.      diisi dengan nomor surat yang diserahkan

e.       diisi menurut banyaknya surat yang diserahkan

f.       tempat untuk menulis kepada siapa surat itu akan dikirimkan

g.      tempat untuk membubuhkan tanda tangan bagi yang menerima penyerahan

kadang-kadang pada kolom ini dibubuhi stempel dinas dan juga tanggal penerimaan

E. DISPOSISI

Disposisi berarti catatan singkat, yang disebut petunjuk. Yang dimaksud Disposisi adalah Petunjuk kepala Kantor/ Direktur/ Pimpinan kepada bawahannya.

Cara memeberi disposisi :

3. Ditulis dengan singkat ditempat surat kosong
4. Kemudian diparaf
5. Diberi tanggal /waktu, bawahnya

Contoh :

1. Print Out 50 x                                                             2. Balas tidak ada lowongan

        10/ 09/2006                                                                           15/09/2006

Keterangan

1.      Diperintahkan mem prin out 50 lembar

2.      Diperintahkan membalas surat tsb

            Yg menyatakan tidak ada lowongan

F. BUKU KAS

Buku kas atau juga disebut kas book ialah buku yang dipergunakan untuk mencatat masuk keluarnya uang dalam kas

Buku kas dapat dikerjakan dengan :

a.       cara folio ( scontro )

-          cara folio dwi fagina

-          cara folio satu fagina ( camera )

b.      cara tabelaris

f.1. CARA FOLIO  DWI PAGINA

Buku kas yang dikerjakan secara dwi pagina terdiri dari 2 buah muka / halaman yaitu :

1.            halaman debet, yang dipergunakan untuk mencatat pemasukan atau penerimaan uang dengan menyebut asal uang itu

2.            halaman credit, yang dipergunakan untuk mencatat pengeluaran uang dengan menyebut sebab / alasan dikeluarkannya uang tersebut.

1.      Halaman debet

Halaman debet  ini terdiri dari beberapa kolom antara lain :

1. dipergunakan untuk mencatat tanggal dicatatkannya pemasukan yang tersebut
2. dipergunakan untuk mencatat keterangan-keterangan dari mana saja yang didapati, singkat tapi jelas
3. dipergunakan untuk mencatat nomor urut dari bukti-bukti penerimaan uang tersebut
4. dipergunakan untuk mencatat jumlah uang yang diterima oleh kas pada tanggal itu

2.      Halaman Credit

Halaman credit ini terdiri dari beberapa kolom antara lain :

1. dipergunakan untuk mencatat tanggal ketika pengeluaran uang tersebut
2. dipergunakan untuk mencatat segala keterangan untuk apa dan kepada siapa saja uang dikeluarkan
3. dipergunakan untuk mencatat nomor urut dari buku pengeluaran uang
4. dipergunakan untuk mencatat jumlah uang yang dikeluarkan pada tanggal itu

f.2. CARA FOLIO SATU PAGINA ( CAMERA )

Buku kas secara satu pagina ( camera ) adalah pembukuan keluar masuknya uang didalam satu halaman ( satu pagina ). Biasanya buku secara ini dilakukan oleh kantor-kantor kecil.

Buku kas secara camera ini terdiri dari beberapa kolom, yaitu :

Kolom 1             : dipergunakan untuk mencatat tanggal penerimaan maupun pengeluaran  

   keuangan

Kolom 2             : dipergunakan untuk menuliskan :

a.       penerimaan uang dengan menyebutkan sumber uang didapat

b.      pengeluaran uang dengan menyebutkan keperluan pengeluaran uang tersebut

kolom 3               : dipergunakan untuk menulis nomor urut dari buku kas yang ada, baik

      bukti kas penerimaan maupun pengeluaran

kolom 4                : dipergunakan untuk menuliskan jumlah penerimaan uang

kolom 5                : dipergunakan untuk menuliskan jumlah pengeluaran uang

CONTOH BUKU KAS FOLIO DWI PAGINA BULAN AGUSTUS

TGL	URAIAN	NBK	JUMLAH	TANGGAL	URAIAN	NBK	JUMLAH
1 agt	Iuran anggota Uang olah raga	1 2	Rp.12.000,- Rp. 10.000,-	1 Agustus 2 Agustus	Gula 1 kg Lampu 2 bh	1 2	Rp. 3.000,- Rp. 2.000,-
	Jumlah		Rp. 12.000,-		Jumlah		Rp. 5.000,-
					Saldo		Rp. 7.000,-

CONTOH BUKU KAS FOLIO SATU PAGINA BULAN AGUSTUS

TANGGAL	URAIAN	NBK	JUMLAH
			PEMASUKAN	PENGELUARAN
1 Agustus	Iuran anggota Uang olah raga Membeli Gula 1 kg Membeli  Lampu 2 bh	1 2 3 4	Rp. 12.000,- Rp. 10.000,- - -	- - Rp. 3.000,- Rp. 2.000,-
	Jumlah Saldo		Rp. 22.000,-	Rp. 5.000,- Rp. 17.000,-

G. AD DAN ART ORGANISASI

1.      Anggaran Dasar Organisasi

Setiap negara yang mempunyai pemerintahan bercorak demokrasi tentu memberikan berbagai macam hak kepada penduduknya yaitu hak untuk berhimpun dan berapat atau lazimnya disebut dengan hak berorganisasi

Pada saat ini banyak diketahui berbagai macam perhimpunan yang bertujuan politik, sosial, ekonomi dsb.

Bagi suatu negara yang mempunyai pemerintahan teratur, berlakukah undnag-undang dasar dan undang-undang yang  diciptakan dan dipakai  untuk menjamin keselamatan negara itu beserta penduduknya. Undang-undang atau peraturan- peraturan yang berlaku diperhimpunan- perhimpunan / organisasi- organisasi disebut anggaran dasar. Anggaran dasar tersebut dibuat oleh team tertentu yang membentuk perhimpunan tadi dna selanjutnya diakui dan disahkan oleh rapat / sidang anggota lengkapnya yang diadakan untuk pertama kali.

Anggaran dasar yang telah disahkan dna diakui itu mempunyai kekuatan dan kekuasaan terbesar dan tertinggi. Semua dari masing-masing perhimpunan atau organisasi yang mempunyai anggaran dasar baik itu pengurus ataupun sebagai anggota wajib untuk tunduk terhadap apa yang dinyatakan oleh anggaran dasar suatu organisasi.

Penyusunan pasal demi pasal untuk membuat anggaran dasar tidaklah mudah, karena inilah yang akan  menetapkan tujuan dari perhimpunan atau organisasi dan yang akan menentukan cara-cara suatu organisasi.

Anggaran dasar dalam suatu organissi yang teratur rapi dan baik tentu akan memuat antara lain :

1. dasar dan tujuan organisasi
2. uraian mengenai cara mencapai tujuan organisasi
3. syarat-syarat yang diperlukan untuk menjadi anggota organisasi itu beserta hak-hak dan kewajiban-kewajibannya masing-masing
4. cara memperoleh sumber-sumber keuangan
5. peraturan-peraturan dan kewajiban pengurus organisasi
6. peraturan tentang rapat organisasi
7. pedoman dan petunjuk tentang masalah-masalah yang harus diatur dalam AD dan ART pada organisasi itu
8. peraturan tentang perubahan anggaran dasar organisasi
9. peraturan – peraturan tentang cara pembubaran organisasi itu
10. peraturan lain yang memperbolehkan pengurus organisasi  itu mengambil keputusan sesuatu yang tidak disebut didalam AD dan ART.

2. Anggaran Rumah Tangga Organisasi (ART )

Telah ditegaskan bahwa dalam AD suatu organisasi hanya dicantumkan hal-hal yang penting saja. Sedangkan dalam ART ini disebutkan dna ditentukan hal-hal yang sewaktu-waktu dapat diubah yang antara lain tergantung kepada maju mundurnya suatu organisasi ataupun juga dikarenakan oleh peredaran zaman ( kalau memang hal tersebut mempengaruhi pertumbuhan organisasi )

Anggaran Rumah Tangga harus dibuat sedemikian rupa, sehingga coraknyapun tidak bertentangan dengan AD organisasi tersebut.

Yang dimuat dalam ART ialah :

1.            hal-hal yang mengenai fungsi, wewenang dan tugas pengurus-pengurus dan anggota-anggota organisasi

2.            tentang pemberhentian dan pemecatan pengurus / anggota

3.            tentang dapat dan tidaknya suatu keputusan yang diambil dala rapat, disahkan atau tidak disahkan berdasarkan jumlah anggota yang hadir dalam rapat atau  sidang tadi

4.            hak mengeluarkan pendapat atau suara

5.            urusan pemakaian keuangan organisasi

6.            acara yang harus dibicarakan dalam rapat-rapat atau sidang musyawarah organisasi dll yang dianggap penting selain dari tersebut diatas.